a) Trình tự thực hiện:
- Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện có thẩm quyền giải quyết đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài như sau:
+ Ủy ban nhân dân quận, huyện, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây;
+ Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thì nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân quận, huyện cấp trên thực hiện;
+ Trường hợp khai sinh trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân Thành phố hoặc Sở Tư pháp thì nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi cư trú của người yêu cầu thực hiện đăng ký lại khai sinh. Nếu người không cư trú tại Việt Nam thì nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân quận 3.
* Thời gian nộp hồ sơ: Từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).
- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
* Trường hợp nộp trực tiếp:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, công chức tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ những loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký và ghi rõ họ, tên người tiếp nhận hồ sơ;
+ Trong trường hợp hồ sơ không được bổ sung, hoàn thiện theo hướng dẫn thì người tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký và ghi rõ họ tên.
* Trường hợp nộp qua bưu chính:
Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì mời người nộp hồ sơ đến bổ sung theo quy định.
- Bước 3: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Tư pháp kiểm tra, xác minh hồ sơ.
Trường hợp việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân quận, huyện không phải là nơi đăng ký khai sinh trước đây thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân/Sở Tư pháp nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch;
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân/Sở Tư pháp nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch;
Sau khi kiểm tra, xác minh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện xem xét, quyết định. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện đồng ý giải quyết thì ký cấp Giấy khai sinh cho người được đăng ký khai sinh. Trường hợp từ chối, thì thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.
- Bước 4: Sau khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện ký cấp Giấy khai sinh cho người yêu cầu, công chức làm công tác hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào sổ.
b) Cách thức thực hiện: Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.
c) Thành phần, số lượng hồ sơ:
- Thành phần hồ sơ:
* Giấy tờ phải nộp:
+ Tờ khai đăng ký lại khai sinh (có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh, nhưng không còn bản chính Giấy khai sinh) (theo mẫu);
+ Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó, gồm:
· Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (bản sao được công chứng, chứng thực hợp lệ, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh);
· Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
* Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định như nêu trên thì giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh. Cụ thể:
· Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
· Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
· Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
· Giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân;
· Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cam đoan không đúng sự thật, cố ý chỉ nộp bản sao giấy tờ có lợi để đăng ký lại khai sinh thì việc đăng ký lại khai sinh không có giá trị pháp lý.
+ Văn bản ủy quyền theo quy định pháp luật trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
* Giấy tờ phải xuất trình:
+ Giấy tờ tùy thân gồm: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền;
Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
d) Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp phải có văn bản xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 13 ngày làm việc (không tính thời gian gửi văn bản yêu cầu xác minh và thời gian gửi văn bản trả lời kết quả xác minh qua hệ thống bưu chính).
đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính:
- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân quận, huyện.
- Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Phòng Tư pháp.
- Cơ quan phối hợp thực hiện thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân/Sở Tư pháp nơi đã đăng ký khai sinh trước đây.
g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Giấy khai sinh hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do.
h) Phí, lệ phí: 50.000 đồng/trường hợp.
Miễn lệ phí đối với trẻ em, người thuộc hộ nghèo, người cao tuổi, người khuyết tật, người thuộc gia đình có công với cách mạng.
i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:
- Việc đăng ký khai sinh Công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của người nước ngoài đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng sổ hộ tịch và bản chính Giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại;
- Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.
l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
- Luật Hộ tịch ngày 20 tháng 11 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016);
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016);
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực kể từ ngày 16 tháng 7 năm 2020);
- Nghị quyết số 124/2016/NQ-HĐND ngày 09 tháng 12 năm 2016 của Hội đồng nhân dân thành phố về các loại phí và lệ phí trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017);
- Quyết định số 52/2016/QĐ-UBND ngày 10 tháng 12 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành mức thu 10 loại phí và 7 loại lệ phí trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017).
*** Nội dung biểu mẫu vui lòng xem file đính kèm.