a) Trình tự thực hiện: 

- Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc qua đường bưu chính. Cụ thể:

+ Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của người nước ngoài có thẩm quyền giải quyết việc cải chính, bổ sung hộ tịch đối với người nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

+ Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

+ Ủy ban nhân dân quận, huyện nơi đã đăng ký hộ tịch trước đây hoặc nơi cư trú của cá nhân có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho công dân Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên cư trú ở trong nước; xác định lại dân tộc.

* Thời gian nộp hồ sơ: Từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11giờ 30 phút, buổi chiều từ 13g 00 đến 17giờ 00) và sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11giờ 30 phút).

- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân quận, huyện tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:

* Trường hợp nộp trực tiếp:

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ hợp lệ, công chức tiếp nhận và xử lý hồ sơ/cấp biên nhận theo quy định;

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà Ủy ban nhân dân quận, huyện không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người nộp hồ sơ (đối với trường hợp đề nghị bổ sung hộ tịch).

+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, công chức được phân công tiếp nhận hướng dẫn bằng văn bản cho người nộp hồ sơ bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

* Trường hợp nộp qua bưu chính:

Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì thực hiện giải quyết hồ sơ theo quy định. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì mời người nộp hồ sơ đến bổ sung theo quy định.

- Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc hoặc ngay trong ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ đối với việc bổ sung hộ tịch, nếu thấy việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc là có cơ sở, phù hợp với quy định của pháp luật dân sự và pháp luật có liên quan, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện ký Trích lục thay đổi/cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc tương ứng cấp cho người có yêu cầu. Đồng thời Phòng Tư pháp ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc và cùng người đi đăng ký hộ tịch ký vào Sổ. Trường hợp từ chối, thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.

Trường hợp thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn thì Phòng Tư pháp ghi nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch vào Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.

* Trường hợp cần xác minh, thì thời hạn xác minh được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

- Bước 4: Căn cứ vào ngày hẹn trên Biên nhận đến nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ của Ủy ban nhân dân quận, huyện.

b) Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp tại Ủy ban nhân dân quận, huyện hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

- Thành phần hồ sơ :

 * Giấy tờ phải nộp:

+ Tờ khai đăng ký theo mẫu quy định.

+ Các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc: Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn,…

+ Trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc: Văn bản ủy quyền theo quy định pháp luật.

Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

* Giấy tờ phải xuất trình:

+ Giấy tờ tùy thân (gồm: hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú.

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d) Thời hạn giải quyết:

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ và hợp lệ đối với trường hợp cải chính, thay đổi hộ tịch, xác định lại dân tộc.

- Trong ngày đối với trường hợp bổ sung hộ tịch. Nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong làm việc tiếp theo.

Trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 03 ngày làm việc.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.

  e) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: 

- Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân quận, huyện. 

- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Phòng Tư pháp.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Trích lục quyết định thay đổi/ cải chính/bổ sung hộ tịch/xác định lại dân tộc hoặc văn bản từ chối, có nêu rõ lý do.

h) Lệ phí: 50.000 đồng.

i) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Tờ khai theo mẫu quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

k) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: 

- Phạm vi thay đổi hộ tịch:

+ Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự.

+ Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của luật Nuôi con nuôi.

- Điều kiện thay đổi, cải chính Hộ tịch:

+ Việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và thể hiện rõ trong tờ khai ; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thì còn phải có sự đồng ý của người đó.

+ Việc cải chính hộ tịch là việc chỉnh sửa thông tin cá nhân trong sổ hộ tịch hoặc trong bản chính giấy tờ hộ tịch và chỉ được thực hiện khi có đủ căn cứ để xác định có sai sót do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký hộ tịch.

- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.

l) Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính:

  - Bộ luật dân sự năm 2005 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2006);

 - Luật nuôi con nuôi năm 2010 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2011);

  - Luật Hộ tịch ngày 20/11/2014 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2016);

  - Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực từ ngày 01/01/2016);

- Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/1/2015  của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (có hiệu lực từ ngày 02/01/2016);

- Quyết định số 103/2007/QĐ-UBND ngày 30/7/2007 của Ủy ban nhân dân Thành phố về lệ phí hộ tịch (có hiệu lực từ ngày 08/08/2007).

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ VIỆC THAY ĐỔI, CẢI CHÍNH,
BỔ SUNG HỘ TỊCH, XÁC ĐỊNH LẠI DÂN TỘC

Kính gửi: ⁽¹⁾ .......................................................................................................................

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: .......................................................................................................................................

Nơi cư trú: ⁽²⁾....................................................................................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾.......................................................................................................................................................................

Quan hệ với người đề nghị được thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch:....................

Đề nghị cơ quan đăng ký việc ⁽⁴⁾ ........................................ ................................................................................

cho người có tên dưới đây

Họ, chữ đệm, tên: ...........................................................................................  Giới tính:................

Ngày, tháng, năm sinh:.......................................................................................................................

Dân tộc:............................................................................Quốc tịch:............................................................

Giấy tờ tùy thân: ⁽³⁾.......................................................................................................................................................................

Nơi cư trú: ⁽²⁾ ...................................................................................................................................................................................

Đã đăng ký ⁽⁵⁾  ................................................... ngày......... tháng ......... năm ................ tại số: .......... Quyển số:............................... của ......................................................................................................................

Từ: ⁽⁶⁾..................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................................

Thành:................................................................................................................................................................................................

Lý do:.................................................................................................................................................................................................                

...............................................................................................................................................................................................................

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình.

Làm tại: ............................. , ngày ..........  tháng .........  năm ...........

                                                                           Người yêu cầu

                                                              (Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)                                                                                                                                                    

Chú thích:

1. Ghi rõ tên cơ quan đăng ký việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính trong Giấy khai sinh.

2. Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.

3. Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế (ví dụ: Chứng minh nhân dân số 001089123 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004).

4. Ghi rõ loại việc thực hiện (ví dụ: thay đổi Họ).

5. Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây. Ví dụ: khai sinh ngày 05 tháng 01 năm 2015 tại số 10 quyển số 01/2015 của UBND xã Hà Hồi, huyện Thường Tín, thành phố Hà Nội.

6. Ghi rõ nội dung thay đổi, cải chính, xác định lại dân tộc ví dụ: từ Nguyễn Văn Nam thành Vũ Văn Nam;

Trường hợp bổ sung hộ tịch thì ghi rõ nội dung đề nghị bổ sung. Ví dụ: bổ sung phần ghi về quê quán trong Giấy khai sinh như sau: Nghệ An.