ứng dụng CNTT để xử lý hồ sơ hành chính

Là quận trung tâm Thành phố có diện tích 7,5km ² với dân số 201.000 người, được phân chia thành 10 phường. Trước năm 1989 bộ máy UBND quận gồm 24 phòng ban, qua nhiều lần sắp xếp theo hướng gọn nhẹ nay chỉ còn 13 phòng ban tham mưu với tổng số 190 CB.CNV. Trong quá trình vận hành bộ máy quản lý nhà nước, trước yêu cầu của sự nghiệp đổi mới mà nhiều thủ tục hành chính đã tỏ ra lạc hậu không còn phù hợp, bộ máy cồng kềnh, chồng chéo cần nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan công quyền và cải cách hành chính là yêu cầu cấp thiết.

Năm 1993, Quận xây dựng đề án thí điểm thực hiện công tác cải cách hành chính theo mô hình “Một cửa, một dấu” và triển khai từng bước các quy trình cải cách hành chính: thực hiện cơ chế “Một cửa” - tập trung các đầu mối giải quyết thủ tục hành chính từ các phòng ban chuyên môn về một đầu mối UBND Quận, thành lập bộ phận tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các yêu cầu về thủ tục hành chính cho công dân và doanh nghiệp. Thực hiện cơ chế “Một dấu”- tiến hành thu hồi dấu của các phòng ban chuyên môn, sử dụng chung một con dấu UBND Quận, ban hành quy chế uỷ nhiệm trên một số loại văn bản. Tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động của cơ chế “Một cửa, một dấu” - rà soát các quy định về thủ tục hành chính theo hướng giảm các thủ tục không cần thiết, không phù hợp, loại bỏ các thủ tục trái quy định pháp luật để giảm phiền hà cho dân và doanh nghiệp. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động các phòng ban, chọn lựa cán bộ, sắp xếp bố trí phù hợp với yêu cầu công việc theo mô hình mới. Tăng cường điều kiện trang bị về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ nhu cầu hiện đại hóa hoạt động quản lý nhà nước, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào dịch vụ hành chính và quản lý nhà nước. Cuối cùng là sắp xếp tổ chức bộ máy, trên cơ sở phân định rõ chức năng của các phòng ban, tiến hành tách các nhiệm vụ theo 2 chức năng chính là: nghiệp vụ hành chính và quản lý nhà nước. Xây dựng đề án thành lập tổ nghiệp vụ hành chính có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện cung cấp dịch vụ hành chính cho dân và doanh nghiệp theo đúng quy trình giải quyết hồ sơ đã phê duyệt.

Đến nay, mô hình cải cách hành chính “Một cửa, một dấu” đã vận hành một cách nhịp nhàng và hiệu quả: người dân đến giao dịch đều nhận được phiếu hướng dẫn thủ tục hồ sơ, đảm bảo không phải đi lại nhiều lần và chỉ đến một nơi để giao dịch về hồ sơ hành chính. Các thủ tục hành chính được đơn giản, dễ hiểu, thái độ phục vụ của công chức vui vẻ nhiệt tình, quy trình và thành phần hồ sơ luôn được niêm yết công khai tại nơi tiếp nhận và trả kết qủa của quận - trụ sở phường - ban điều hành khu phố và công khai lên trang web của quận để dân tiện theo dõi. Bên cạnh đó, Quận còn triển khai giao dịch hành chính qua mạng, từ năm 2000 ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trên 5 lĩnh vực: cấp phép xây dựng, sao y chứng thực, đăng ký kinh doanh hộ cá thể, giải quyết hồ sơ trong lĩnh vực văn hóa thông tin và đăng ký sử dụng lao động. Nhờ đó các quy trình được chuẩn hóa, kiểm soát tốt hơn đã làm tăng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn. Bình quân hàng năm số hồ sơ hành chính phải tiếp nhận và xử lý trên 17.000 các loại. Tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn đạt trên 98%, riêng lĩnh vực nhà đất đạt 90%. Số lượng khách hàng được khảo sát thường xuyên sau khi cung cấp dịch vụ hành chính có tỷ lệ hài lòng đạt 92,7%.

Sau 10 năm thực hiện cải cách hành chính, mô hình “Một cửa, một dấu” đã thực sự đem lại kết quả khả quan: nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn, góp phần ngă