Năm 2014 khi rà soát thực hiện Nghị định 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ “về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký” để chuẩn bị cho việc ban hành văn bản thay thế, Thủ tướng Chính phủ đã từng có Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2014 “Về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính”. Qua đó Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND các tỉnh “chỉ đạo việc quán triệt nghiêm túc quy định tại điều 6 Nghị định 79/2007/NĐ-CP “khi cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp nộp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực” từ đó lượng hồ sơ sao y phục vụ cho các giao dịch thủ tục hành chính cơ bản đã giảm đáng kể.

Trở lại câu chuyện số lượng hồ sơ sao y của Thành phố Hồ Chí Minh cho thấy chính từ ở những giao dịch dân sự, giao dịch ở đời sống xã hội và tâm lý “mực xanh - dấu đỏ” đã làm cho việc sao y giấy tờ trở nên nhiều hơn. Sao y hàng chục bản “sổ đỏ”, “sổ hồng” để phòng hờ, sao y chứng minh nhân dân, căn cước công dân, sao y bằng cấp, chứng chỉ để nộp cho cơ quan, đơn vị, cho các giao dịch…..và đâu đó lượng hồ sơ sao y lại tiếp tục gia tăng; Bên cạnh đó, địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh là nơi tập trung trụ sở của các cơ quan, đơn vị hành chính phía Nam của các cơ quan Trung ương, các lãnh sự quán, các ngân hàng lớn, các doanh nghiệp có hàng chục nghìn lao động và là nơi có lượng người lao động nhập cư lớn nhất cả nước cho nên như cầu về các giấy tờ hành chính rất cao, đặc biệt là lượng hồ sơ sao y, chứng thực phục vụ cho nhu cầu giao dịch hàng ngày của người dân và doanh nghiệp; Đơn cử như công tác đấu thầu, hồ sơ cần phải có bản sao các loại hợp đồng để chứng minh năng lực, hoặc trong thanh quyết toán vốn công trình cũng phải cần bản sao hợp đồng, hoặc vay vốn ngân hàng cũng cần có bản sao các loại…  các loại bản sao này có hàng chục, hàng trăm trang giấy, nhiều doanh nghiệp phải photo “đóng thùng” hồ sơ gởi đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các địa phương sao y.

Câu hỏi đặt ra là “tại sao phải sao y bản chính nhiều như vậy? và giải pháp nào để hạn chế thấp nhất đến việc phải sử dụng bản sao?” – Câu trả lời đơn giản nhất chính là “CHUYỂN ĐỔI SỐ”, đưa dữ liệu giấy tờ có liên quan thành dữ liệu điện tử và đặc biệt là CHIA SẺ DỮ LIỆU vào KHO DỮ LIỆU DÙNG CHUNG. Hãy hình dung tất cả các dữ liệu cá nhân của chúng ta đâu đó đều đang có bản điện tử hoặc bằng dữ liệu số trên hệ thống của từng cơ quan, đơn vị nhưng gần như dữ liệu đó chỉ phục vụ cho chính đơn vị đang quản lý (ví dụ: dữ liệu “bằng cấp” hiện đang do các cơ quan quản lý nhà nước về Giáo dục và đào tạo nắm giữ; dữ liệu “chứng chỉ đào tạo” do các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành nắm giữ; dữ liệu doanh nghiệp, hộ kinh doanh do cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành Kế hoạch đầu tư nắm giữ; dữ liệu nhà đất, công trình xây dựng do cơ quan quản lý nhà nước về Tài nguyên môi trường, Xây dựng nắm giữ….); Như vậy để hạn chế phải sử dụng bản sao thì cần hoàn thiện dữ liệu theo khung kiến trúc và chia sẻ dữ liệu để có thể truy xuất, dùng chung; Mỗi tổ chức, cá nhân đều có một mã số định danh riêng của mình để truy xuất các dữ liệu đó, cung cấp dữ liệu điện tử cho cơ quan chức năng hoặc cho các giao dịch cá nhân khi có nhu cầu. Điều này sẽ hạn chế việc sử dụng các loại giấy tờ bản giấy, tránh lãng phí xã hội, lãng phí nguồn lực và hơn hết đó chính là tăng cường tính minh bạch.

Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, khi các đơn vị, các ngành chưa hoàn thiện hệ dữ liệu dùng chung do điều kiện cơ sở vật chất và những quyết tâm thực hiện chuyển đổi số chưa cao thì giải pháp trước mắt là cần phải có một Chỉ thị mạnh mẽ hơn để thay thế Chỉ thị số 17/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ đã hết hiệu lực, điều này sẽ góp phần đẩy mạnh thực hiện hiệu quả nhiệm vụ Cải cách hành chính, giúp người dân và doanh nghiệp bớt đi các chi phí trong thời kỳ khó khăn, giảm sự lãng phí các nguồn lực xã hội.

Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận 1